Zdalna obsługa poczty email

Delegowanie zadań wirtualnym asystentom to w Polsce nadal raczkujący temat. Na zachodzie trend ten jednak szybko się przyjął i doskonale się rozwija. Chris Ducker, przedsiębiorca doradzający innym jak budować własną markę, zwolennik współpracy z siecią wirtualnych asystentów, stworzył listę 101 zadań, które można bez przeszkód delegować innym, zyskując przy tym czas na rozwój własnej marki. Wśród wspomnianych 101 zadań, podzielonych na 6 głównych kategorii, znaleźć można całą podkategorię poświęconą poczcie email. Wiele osób dziwi się, jak osoba pracująca zdalnie – wirtualny asystent – może obsługiwać pocztę klienta. Czy taka usługa ma sens?

Jak najbardziej tak! W zależności od potrzeb danego klienta, asystent regularnie obsługujący pocztę email może wykonywać szereg różnych zadań:

1. Odsiewanie SPAMu. Drobne, ale uciążliwe zadanie – przejrzeć pocztę, usunąć ewidentny SPAM, sprawdzić nieznane adresy (które niejednokrotnie okazują się zawirusowanymi wiadomościami), zablokować kolejne wiadomości przychodzące z tego adresu. Jeśli zadanie to przejmuje asystent, przedsiębiorca zyskuje cenne 5 minut dziennie. W przeliczeniu na miesiąc – 2 godziny do przodu! Brzmi dobrze? Spójrz na kolejne punkty!
2. Przekazywanie maili do odpowiedniego działu. Kolejna drobna usługa, która pozwoli zaoszczędzić kolejne 10-20 minut każdego dnia. Przychodzące maile trzeba przeczytać i zdecydować który z pracowników firmy powinien zająć się odpowiedzią na nie. Maila trzeba przekazać, zredagować dwa słowa wstępu lub nadać wiadomości odpowiedni temat, a następnie dopilnować przejęcia tematu – czyli wyegzekwować informację zwrotną. Czasami wiąże się to z wykonaniem dodatkowego telefonu czy wysłaniem SMSa, co również należy do obowiązków wirtualnego asystenta.
3. Przesyłanie informacji z maili do systemu CRM. Obowiązkiem asystenta prowadzącego pocztę email może być również praca w firmowym systemie CRM (Customer Relationship Management). Treści przesłane mailem, należy umieścić przy danym kliencie w przewidzianym do tego miejscu tak, aby osoby odpowiedzialne za dalszą obsługę klienta miały do dyspozycji pełen zestaw otrzymanych informacji. W zależności od profilu firmy, wirtualny asystent oszczędza w ten sposób kilkanaście a może i kilkadziesiąt cennych minut klienta dziennie.
4. Integracja poczty email z kalendarzem. Regularną usługą, świadczoną przez wirtualnego asystenta może być tworzenie wydarzeń w kalendarzu na podstawie otrzymywanych maili. Pod wskazaną datą asystent zapisuje szczegóły takie jak godzina i miejsce wydarzenia, ustawia przypomnienie, w imieniu klienta potwierdza obecność. To kolejnych parę minut dziennie, oszczędzonych przez wirtualnego asystenta.
5. Redagowanie/odpisywanie na maile zgodnie ze wskazówkami klienta. W tym przypadku asystent opiera swoją pracę na szablonach maili, które rozsyła w ustalonych wcześniej sytuacjach. Często asystent otrzymuje krótką informację merytoryczną dotyczącą treści maila (mailowo lub telefonicznie), natomiast jego zadaniem jest poprawne zredagowanie treści i wysyłka do wskazanej osoby. Usługa chętnie wykorzystywana przez klientów, którzy nie lubią albo nie potrafią pisać długich maili, ubierać myśli w słowa i zastanawiać się nad doborem słownictwa. W zależności od liczby maili klient oszczędza nawet godzinę-dwie dziennie.
6. Prowadzenie korespondencji w języku obcym. Podobnie jak w punkcie wyżej, asystent ma za zadanie ubrać w słowa myśl, przekazaną przez klienta, tyle, że w języku obcym. Obsługa korespondencji obcojęzycznej może przyjmować formę regularnego tłumaczenia albo korekty językowej. Kolejne cenne godziny zaoszczędzone dzięki wirtualnemu asystentowi.
7. Tworzenie i wysyłka wiadomości okolicznościowych, takich jak życzenia świąteczne. Przedsiębiorcy wiedzą, że wypada, ale komu chce się projektować wymyślne kartki i redagować oryginalne życzenia? Również tutaj przyda się pomoc wirtualnego asystenta, który w ramach obsługi poczty email zajmie się wysyłką okazjonalnych maili, każdorazowo oszczędzając swojemu klientowi kilkadziesiąt cennych minut.
8. Zarządzanie wysyłką zaproszeń. Wirtualny asystent może zająć się kompleksową obsługą zapraszania na wydarzenie: od stworzenia treści zaproszenia, poprzez stworzenie jego szaty graficznej, aż do rozesłania maili i zebrania potwierdzeń uczestnictwa od zaproszonych osób.

 

Jak wynika z powyższej listy, zlecenie obsługi poczty mailowej może przynieść wymierne korzyści. Który przedsiębiorca pogardziłby dodatkowym czasem, który – zamiast przeznaczać na wykonywanie stosunkowo prostych, monotonnych czynności – może poświęcić na rozwijanie sieci kontaktów, podtrzymywanie relacji z klientami czy planowanie strategii dalszego rozwoju firmy?

Udostępnij!
Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Inline
Inline