Współpraca z Wirtualną Asystentką

Od pewnego czasu polscy przedsiębiorcy, wzorem zachodnich kolegów, coraz częściej decydują się na współpracę z wirtualną asystentką. Powodów takiego rozwiązania jest wiele, ale wśród najważniejszych wymieniłabym optymalizowanie kosztów prowadzenia firmy oraz potrzebę „dodatkowej pary rąk” do pracy bez konieczności zatrudniania etatowego pracownika. Wirtualna asystentka pracuje dokładnie tyle godzin, ile w danym miesiącu potrzebuje klient, a co najważniejsze – dokładnie za tyle się jej płaci. Może wykonywać w zasadzie wszystkie obowiązki tradycyjnej „stacjonarnej” asystentki, z tym, że robi to zdalnie, przy pomocy telefonu oraz komputera z dostępem do Internetu.

Współpraca z wirtualną asystentką jest doskonałym narzędziem dla przedsiębiorców, freelancerów, małych jak i większych firm, jednak trzeba nauczyć się odpowiednio tym narzędziem posługiwać. Obserwując dotychczasową współpracę z klientami, nasuwa mi się kilka wniosków dotyczących efektywnej współpracy z wirtualną asystentką. Poniższe rady dedykowane są przede wszystkim przedsiębiorcom, rozpoczynającym współpracę z asystentką, ale również pośrednio wszystkim osobom rozpoczynającym (lub rozważającym) pracę w takiej roli.

  1. Ustal zakres obowiązków, sposób komunikacji i zlecania zadań. Zastanów się, jaki sposób komunikacji najlepiej się u Ciebie sprawdza. Jeśli preferujesz komunikować się przez SMSy – uprzedź o tym swoją asystentkę. Nie będzie dzięki temu wydzwaniać w trakcie Twoich spotkań i nagrywać na sekretarkę wiadomości, których i tak nie odsłuchasz. Jeśli nie kontrolujesz na bieżąco skrzynki mailowej – asystentka powinna być tego świadoma, żeby na darmo nie wysyłać pilnych informacji drogą mailową. To rolą asystentki jest dostosowanie się do Twoich oczekiwań i preferowanego sposobu komunikacji – to Tobie ma być wygodnie! Dzięki jasnemu sprecyzowaniu oczekiwań, uniknie się nieporozumień w przyszłości i zapewni sprawną komunikację.

Rolą asystentki jest dostosowanie się do oczekiwań i preferowanego sposobu komunikacji.

  1. Ustal domyślny deadline dla zlecanych zadań. Jeśli planujesz regularnie zlecać podobne zadania, dobrze na wstępie ustalić zasadę, jak szybko spodziewasz się informacji zwrotnej. Jeśli zlecając dane zadanie nie podasz oczekiwanego terminu realizacji, asystentka uzna za obowiązujący domyślny, ustalony na wstępie deadline. Pamiętaj, że nie masz asystentki na wyłączność – są również inni klienci, dlatego nie możesz oczekiwać niemal natychmiastowej odpowiedzi czy podporządkowania wszystkich działań Twojemu najnowszemu poleceniu. Bez podania terminu realizacji, zadanie otrzyma niższy priorytet, przez co może dojść do nieprzyjemnego nieporozumienia. Wiedz jednak również, że zdalna asystentka jest osobą wyjątkowo zorganizowaną: jeśli ustalisz termin wykonania zadania – na pewno terminu tego dotrzyma.
  2. Traktuj wirtualną asystentkę jak pracownika swojej firmy, ona też jest członkiem zespołu. Dlatego nie ukrywaj jej przed pozostałymi pracownikami, a raczej otwarcie im ją przedstaw, zachęcając do współpracy. Podaj możliwości kontaktu, ustal zasady zlecania zadań asystentce przez pracowników (czy wymagana jest Twoja wcześniejsza aprobata czy wystarczy zlecenie w formie mailowej z załączoną kopią do Twojej wiadomości?). Dlaczego? Niejednokrotnie może się okazać, że problem, z którym zmagają się Twoi pracownicy, będzie potrafiła rozwiązać Twoja asystentka. Czasem to kwestia kontaktów, może znajomości języka, a innym razem umiejętności znalezienia odpowiedzi w źródłach internetowych – zdalne asystentki mają trochę takich „trick’ów” w zanadrzu, do tego niemałe doświadczenie w przeróżnych tematach. A przede wszystkim – głowę na karku, gdzie przecież… Co dwie głowy, to nie jedna!
  3. Pozwól swojej asystentce identyfikować się z Twoją firmą. Asystentka w imieniu Twoim i Twojej firmy będzie załatwiała różne sprawy. Warto, by posługiwała się firmowym adresem mailowym z dołączoną oficjalną stopką. Dobra asystentka współtworzy dobry wizerunek Twojej firmy. Wykorzystaj to! Udostępnij jej papier firmowy, plik z logotypem firmy, poproś, aby przedstawiając się w rozmowie telefonicznej, podawała nazwę Twojej firmy. Masz do tego pełne prawo!

Dobra asystentka współtworzy dobry wizerunek Twojej firmy.

  1. Wprowadź asystentkę do wewnętrznego systemu informatycznego firmy – jeśli w takim pracujesz. Nadaj jej login i przypisz odpowiednie uprawnienia. Pokaż w jaki sposób ma się poruszać w tym systemie i czego od niej oczekujesz. Czy chcesz, żeby poprzez system raportowała o swoich działaniach? A może ma on posłużyć do wewnętrznej komunikacji z Tobą i pozostałymi członkami zespołu?
  2. Zlecając zadania staraj się być precyzyjnym. Zanim wzajemnie dopasujecie się do swoich stylów pracy, musicie się trochę dotrzeć. Zarówno Ty jak i Twoja asystentka macie swoje przyzwyczajenia, upodobania, a także skróty myślowe, które początkowo niekoniecznie będą zrozumiałe dla drugiej strony. Dlatego zlecając zadanie, staraj się wspomnieć o wszystkich istotnych dla Ciebie szczegółach. Chcesz otrzymać zestawienie 10 hoteli w Rzymie? Asystentka na pewno Ci je wyszuka, ale podaj swoje kryteria: jaki zakres cenowy, lokalizacja, udogodnienia, czy mają mieć dostępna pokoje we wskazanym terminie, czy też jest Ci to potrzebne wyłącznie do celów statystycznych/ prezentacji/ rozeznania się?
  3. Spróbuj zaufać. To chyba najtrudniejszy punkt z tej listy. Osoby, prowadzące własne firmy, często zawdzięczają swój zawodowy sukces wyłącznie sobie i swojej ciężkiej pracy. Mają rozeznanie, wyczucie, a także przekonanie, że nikt nie zajmie się daną sprawą lepiej od nich. To naturalne i w pełni zrozumiałe. Niejednokrotnie okazuje się jednak, że dobra asystentka nie tylko spełnia, ale nawet przerasta oczekiwania swoich klientów, co pozwala przedsiębiorcy skupić się na kluczowych zadaniach z punktu widzenia rozwoju firmy, pozostawiając asystentce wykonanie pozostałych zadań – administracyjnych, marketingowych, organizacyjnych. Żeby tak się stało, trzeba jednak w którymś momencie się przełamać i po prostu asystentce zaufać. Rzecz jasna, zaufanie przychodzi z czasem, wraz z kolejnym sumiennie wykonanym zadaniem, jeśli jednak widzisz, że Twoja asystentka staje na wysokości zadania – zaufaj, że możesz powierzyć jej odpowiedzialne zadania i bez obaw skupić się na rozwoju firmy.

Zaufaj!

  1. Warto się poznać. W dzisiejszym, bardzo wirtualnym świecie, można o takim drobiazgu zapomnieć. A przecież wirtualna asystentka jest też żywym, namacalnym człowiekiem: ma swoje zainteresowania, pasje, rodzinę. Uwierz, że jeśli od czasu do czasu w rozmowie telefonicznej zapytasz o plany na weekend albo polecisz uściskać dzieci, sprawisz, że Wasza współpraca stanie się jeszcze bardziej efektywna!

.

Udostępnij!
Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Inline
Inline